З метою підвищення професійної кваліфікації бібліотечних працівників обласного методичного об’єднання було проведено засідання секції з питань формування та збереження фондів, в рамках якої відбувся круглий стіл «Актуальні проблеми збереження бібліотечних фондів." На думку Мах Уляни Іванівни, документний фонд бібліотеки – найцінніше надбання суспільства та важливий інформаційний ресурс України. Тому головним завданням бібліотек є збереження цієї унікальної частини загальнонаціональної культурної спадщини. Завдання бібліотечних працівників зберегти експлуатаційні властивості документів впродовж усього терміну їх зберігання та використання для сучасних і прийдешніх поколінь. Бібліотекар, як головний хранитель суспільного багатства, повинен володіти професійною чесністю, високим рівнем свідомості та сумлінно виконувати усі вимоги щодо збереження та охорони фондів.
Відповідальність за збереження бібліотечних ресурсів регламентується чинними законодавчими актами:
Нормативно-правові документи (Закони, Положення, Правила тощо)
1. Закон України "Про бібліотеки і бібліотечну справу"
2. Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого Міністерством фінансів України №879 від 02.09.2014 р.
3. Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах затверджено Міністерством культури і туризму від 23.05.2007р.
4. Типові норми часу на основні процеси бібліотечної роботи , затверджено Міністерством культури і туризму 29.12.2008р.
5. Типові правила користування бібліотеками в Україні , затверджено наказом Міністерства культури про внесення змін і доповнень 19.04.2017р.а також
Правила користування бібліотекою, які повинні бути розроблені та затверджені в кожній бібліотеці.
Оскільки, певна частина бібліотечного фонду постійно знаходиться у підсобних фондах бібліотеки, то ж до проблеми зберігання бібліотечних документів, різною мірою причетний увесь персонал бібліотеки. Усі співробітники бібліотеки, які мають доступ до фонду, є матеріально відповідальними особами, що визначається їх посадовими інструкціями. Їх відповідальність за безпеку фонду має адміністративний, правовий, матеріальний або кримінальний характер.
Основним аспектом збереження фізичного стану документів є організація роботи щодо дотримання нормативних умов під час зберігання фондів. Це і створення належного санітарно-гігієнічного, температурно-вологісного та світлового режимів зберігання документів, профілактичних заходів. Не будемо детально зупинятися на якісному зберіганні фондів, так як усі знають правила поводження з книгами і матеріальними цінностями. Хоча аварійні, форс-мажорні ситуації (заливає, плісніє, розбивається, прилітає; освітлення неналежне; взимку без опалення) є у всіх і хотілося би кращих умов для всіх бібліотек.
Однією з важливих складових успішного зберігання фондів є здійснення його обліку у всіх підрозділах, де зберігається та використовується фонд. Важливими вимогами до обліку документів бібліотечного фонду є безперервність, чіткість, старанність у реєстрації кожного документа, який надходить до бібліотеки та її підрозділах.
Серед заходів, що забезпечують контроль за збереженістю фондів, особливе значення має перевірка фондів, (або інвентаризація) – що означає, періодичну перевірку наявності документів, стану їх зберігання, правильності їх ведення із метою підтвердженням відповідності встановленим обліковим документам, а також виявленням недоліків в організації обліку бібліотечних фондів.
Інвентаризація – це комплексний і дуже важливий процес, який здійснюється поетапно, згідно з розробленою в кожній бібліотеці технологічною інструкцією (Бібліотека КНУВС теж розробила свою інструкцію «Про порядок проведення інвентаризації бібліотечного фонду» і відповідно до «Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань»,затвердженого Міністерством фінансів України № 879 від 02.09.2014 р. та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України за № 1365/26142 від 30.10.2014 р. зі змінами і доповненнями, за наявності обсягу бібліотечного фонду понад 500 тис. одиниць примірників (600 тис.) інвентаризація проводиться протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10% одиниць.
Хочу нагадати, що до 2022 року, тобто до повномасштабного вторгнення росії в Україну, в нашій бібліотеці був розроблений перспективний план інвентаризації бібліотечного фонду, так званий графік, на 3-5 років, який регламентує поетапну перевірку наявності документів. Він затверджувався наказом керівника закладу,створювався графік перевірок підрозділів бібліотеки і поступово забезпечувався повний контроль за збереженням фонду. Оскільки зараз ми живемо в складний час війни (багато працівників розрахувалися з роботи, вимкнення світла, тривоги і тощо.), то розвиток та розробка даного плану знаходиться не на часі.
Тому для проведення інвентаризації створюється внутрішній наказ директора бібліотеки та інвентаризаційна комісія з числа працівників бібліотеки. Комісію очолює заступник директора. У наказі зазначаються причини, термін перевірки (початок і закінчення), визначається спосіб її проведення, порядок відображення її результатів в обліку, склад комісії і її голова. Комісія розробляє планові завдання, визначає вид, спосіб інвентаризації, форму позначки, складає акт перевірки.
У процесі інвентаризації виявляється стан фонду(правильність розстановки фонду), якість обліку (встановлення відповідності до облікових даних), нестача документів (виявлення документів, що відсутні у фонді), правильність оформлення видачі документів користувачам, виявлення заборгованості, виявлення дублетних документів і документів, що не відповідають профілю комплектування фонду, передача їх до інших підрозділів, виявлення помилок у документах з обліку, шифруванні та їх виправлення (редагуванні електронного каталогу, оскільки все звіряється паралельно електронного каталогу), розміщення та фізична збереженість документів.
Перевірка здійснюється в декілька етапів (підготовка до перевірки, проведення перевірки, підбиття підсумків і оформлення результатів) і поділяється на: планові (проводиться періодично, згідно нормативно-законодавчими актами), позапланові (в разі зміни матеріально відповідальної особи), за надзвичайних обставин (аварія Інститут мистецтв, і зміна працівника), під час реорганізації та ліквідації підрозділу бібліотеки (читальний зал гуртожитку №5), в разі незадовільного стану обліку бібліотечних фондів, під час виявлення крадіжок, зловживань, вибірково-поточні (абонемент художньої літератури розділи УДК Українська література, Світова література) для підтримки в робочому стані окремих частин фонду.
Інвентаризація здійснюється трьома способами: за топографічним каталогом, за контрольними талонами, за допомогою інвентарних книг (тобто індивідуальним обліком).
В бібліотеці КНУВС перевірка здійснюється способом – документ-інвентарна книга – електронний каталог. Працівник знімає книгу з полиці, називає її інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видання і ціну, перевіряючий відшукує за цим номером запис в інвентарній книзі, або в книзі відповідальності підрозділу і ставить позначку відповідності. Відсутність відмітки свідчить про втрату видання. Потім книга перевіряється з електронним каталогом (правильність занесення, редагування), відповідно ставиться позначка і в електронній базі (редагування і перевірка здійснюється тільки заступником директора, або завідуючої відділом).
На завершальному етапі перевірки виписуються книги, які не виявлені під час перевірки, розшукуються книги, (на який дається 30 днів) і складається акт перевірки у двох примірниках, підписується членами комісії і затверджується ректором університету . Список виявленої втраченої літератури додається до акту. За результатами перевірки видається наказ, плануються заходи щодо усунення виявлення недоліків і доводиться до відома всіх працівників колективу.
Працівники бібліотеки несуть повну або часткову відповідальність за нестачу або пошкодження документів, якщо збитки були завдані через недбале ставлення до роботи, порушення правил обліку, організації видачі документів.
Кожна перевірка потребує скрупульозної і відповідальної роботи, так як це одна із її важливих ділянок роботи по збереження фондів бібліотеки.
