2 листопада 2010р. на базі наукової бібліотеки Прикарпатського національного університету ім. В.Стефаника відбувся консультативний семінар «Перенесення на альтернативні носії інформації як засіб збереження бібліотечних фондів», в якому взяли участь керівники, працівники відділу інформаційних технологій, зав. відділу зберігання. Всього присутніх – 12 чоловік.
У виступі «Забезпечення збереженості книжкових фондів шляхом перенесення його на електронні носії інформації» Степашкіна Т.В., зав. відділу книгозберігання науково-технічної бібліотеки ІФНТУНГ зазначила, що не всі бібліотеки можуть запобігти зношенню фондів та уповільненню процесу руйнування. Тому збереження інтелектуального надбання країни шляхом перенесення його на інші носії інформації стає все актуальнішим.
Сьогодні існують три основні методи копіювання документів: ксерокопіювання, мікрофільмування, оцифрування.
Усі існуючі способи переведення документів на непаперові носії здійснюються в першу чергу з метою зберігання інформації, а також дають можливість зберігати друковані видання та рукописні пам’ятки від руйнування і ушкодження.
З метою збереження книжкових фондів в науково-технічній бібліотеці виділяють такі категорії документів, які переводяться в електронний варіант:
1 категорія - рідкісні, особливо цінні видання;
2 категорія - архівні примірники;
3 категорія - видання підвищеного попиту;
4 категорія - видання, наявні в бібліотеці в обмеженій кількості;
5 категорія - електронні копії, створені за запитами користувачів.
Оцифровка видань 1 і 2 категорій дозволяє припинити чи обмежити використання оригіналу користувачами.
Видання 3 категорії зношуються у процесі використання швидше ніж інші, це призводить до необхідності їх постійної реставрації.
За обмеженої кількості примірників створення електронної копії дає змогу задовільнити запит користувачів в повному обсязі.
Створення цифрових копій для широкого доступу до інформації стане оптимальною стратегією забезпечення збереженості документів. Такий спосіб дасть змогу створити багаторівневу систему, спроможну забезпечити як нагальну потребу в безкоштовному доступі до інформації, так і збереженість бібліотечних фондів.
Стисло Т.Р., заст. директора НТБ ІФНТУНГ з комп’ютеризації, торкнувся проблем впровадження сучасних технологій копіювання та оцифрування в НТБ. В роботі книгозбірні важливим питанням є збереження фонду, надання широкого доступу користувачам до рідкісних і цінних видань, однак частково вирішити ці питання можливо шляхом переведення документів на електронні носії інформації, що, в свою чергу, потребує додаткового фінансування.
Основними способами переформатування паперових документів є ксерокопіювання та оцифрування (сканування).
Ксерокопіювання здійснюється при необхідності захисту цінних та частозапитуваних видань від зносу шляхом вилучення оригіналів з обігу; заміни видань, заборгованих користувачами, відсутніх на місці з невідомих причин і дефектних видань при неможливості придбати додатковий примірник. Крім того, у бібліотеці широко використовується ксерокопіювання на вимогу користувачів.
Відбулося активне обговорення правил виготовлення копій документів депозитарного фонду в залежності від характеру паперу та оправлення документа. Розвиток обчислювальної техніки та інформаційних технологій створив умови для вироблення нових підходів до вирішення проблеми зберігання паперових документів шляхом створення цифрових (електронних копій). Інформація зберігається на магнітних або оптичних носіях. Серед переваг цього методу – швидкий доступ до інформації великої кількості користувачів одночасно. Сканування уможливлює отримання зображень, що не втрачають високої якості при використанні і багаторазовому копіюванні.
При оцифруванні документів працівники бібліотек домагаються високої якості електронних копій. Результатом добре налагодженої роботи є вилучення оригіналів документів з процесу обслуговування, що сприяє їхньому збереженню та швидкому доступу до документів для великого числа користувачів одночасно.
Засідання секції з питань формування та збереження фондів завершив Корчменко Р.В., системний адміністратор відділу інформаційних технологій наукової бібліотеки Прикарпатського національного університету ім. В.Стефаника, який коротко проінформував про перебування на семінарі з проблем організації доступу електронних наукових ресурсів для ВНЗ в бібліотеці КПІ м. Києва. Семінар проводив голова всеукраїнського консорціуму, який запропонував бібліотекам регіонів створювати консорціуми на своїх рівнях, підключатись до світових періодичних електронних видань з можливістю публікацій власних статей у різноманітних журналах світу та переплачувати видання за доступними цінами.
Підсумовуючи роботу консультативного семінару, можна стверджувати, що позитивні процеси технічних засобів для переведення видань на електронні носії зроблять доступними для всіх верств населення найкращі зразки світового і національного культурного надбання і водночас значно поліпшать стан їхнього зберігання за умови дотримання певних правил і технології виготовлення копій.
