Створення ефективної системи бібліографічно-інформаційного обслуговування неможливе без оновлення і модернізації довідково-пошукового апарату, процесів формування і використання фондів, проведення постійного інформаційного моніторингу, використання електронних ресурсів та послуг, змін інформаційних потреб користувачів.
Використовуючи новітні інформаційні технології, бібліотекою створено власні бази даних за профілем вищого навчального закладу. Крім традиційних каталогів та картотек, в АБІС «УФД/Бібліотека» функціонують спеціальні БД: «Видання праць викладачів та науковців університету», «Історія ІФНТУНГ», «Дисертації, захищені на базі ІФНТУНГ», «Нафтогазове обладнання», які набагато зручніші в користуванні.
Рис. 2.1 - Наповнення БД «Видання праць викладачів та науковців університету» (факультет нафтогазопроводів)
Всі нові публікації приєднані до прізвища викладача та до кафедри, що дає змогу бути активно затребуваними як для пошуку інформації, так і для розв’язання формальних питань: акредитації й ліцензування спеціальностей, атестації університету, книгозабезпеченості спеціальностей, дисциплін, кафедр. Отримавши результати пошуку у вигляді списку літератури, користувач має можливість ознайомитися зі стислим або повним бібліографічним описом документів, кількість їх примірників загалом та у наявності, місцем збереження (видачі), наявністю електронної копії. Підвищення привабливості й інформативності електронного каталогу досягається шляхом додавання додаткової інформації до бібліографічних описів видань (повні тексти документів або їх фрагменти – зміст, рецензії, вступні статті). Це істотно підвищує рівень інформаційної наповнюваності, якість інформаційного пошуку. З цією метою БД «Статті періодики», що створена в 2003 р., поповнена описом всіх документів, що складають зміст журналів «Розвідка та розробка нафтових і газових родовищ» та «Науковий вісник Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу» з часу їх заснування (2001-2003 рр.). Більшість з них – праці науковців та викладачів ІФНТУНГу і приєднані до відповідної БД (біля 250 записів).
Користується попитом у молодих науковців, що працюють над темами нафтогазового спрямування, спеціальна БД «Нафтогазове обладнання», яка поповнюється новими записами та ретроконвертується. На сьогодні вона налічує 1617 бібліографічних записів статей, більшість з яких матимуть гіперпосилання до тексту.
Важливе місце в інформаційному забезпеченні освітнього процесу і наукових досліджень займає підготовка науково-допоміжних бібліографічних покажчиків. В минулому році науково-технічна бібліотека університету започаткувала знайомство користувачів зі змістом одного з науково-технічних журналів ІФНТУНГу «Розвідка та розробка нафтових і газових родовищ», в якому публікуються матеріали за результатами наукової і виробничої діяльності у сфері нафтогазопромислового комплексу. Перший випуск цього видання охопив період з 2005 по 2009 роки. Підготовлений другий випуск розкриває зміст видання за період 2001-2004 років. Для полегшення пошуку інформації складено допоміжні покажчики, а саме: покажчик рубрик та іменний покажчик всіх згадуваних у бібліографічних записах прізвищ. Особливістю цього випуску є відображення прізвищ всіх співавторів, незалежно від їх кількості. Наступні випуски носитимуть ретроспективний характер і охоплять періоди минулих років, коли журнал видавався як збірник і в декількох серіях. Аналогічну науково-допоміжну працю плануємо здійснити і для журналу «Науковий вісник Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу». Такі бібліографічні видання корисними будуть для ретроспективного пошуку наукових публікацій як для професорсько-викладацького складу користувачів так і для аспірантів. Корисним джерелом інформації видання є і для науково-дослідної роботи студентів, і для виробничників. Ці видання доступні як для тих, хто працює з документами на паперових носіях, так і в електронному форматі.
Методи та форми довідково-інформаційного забезпечення суб’єктів освітнього середовища також є шляхами взаємної діяльності: надання інформації та документів абонентам у системі диференційованого обслуговування керівництва за постійно діючими запитами з питань вищої освіти; інформування науково-педагогічних працівників про нові надходження та послуги бібліотеки за допомогою е-розсилки та зборів з референтами-інформаторами від кафедр по зв’язках з бібліотекою; створення випусків «Бюлетеня нових надходжень»; проведення щоквартальних Днів інформації, оглядів та переглядів літератури за актуальними темами («Інноваційні технології як засіб забезпечення якості освіти», «Застосування активних та інтерактивних методів у навчальному процесі», «Тестування в світлі нової парадигми освіти», «Дистанційна освіта» тощо); редагування бібліографічних списків використаних джерел до робіт науковців та студентів ІФНТУНГу; надання бібліографічних довідок.
Все більше користувачів бібліотеки прагнуть здійснювати пошук інформації, використовуючи бази даних НТБ. Зростає інтенсивність довідково-бібліографічного обслуговування в режимі «запитання-відповідь». Так, тематичних довідок в електронній формі видано 153, 226, 301, 165 відповідно 2008, 2009, 2010 рр., січень-квітень 2011 р.
Динаміка виконання тематичних довідок в автоматизованому режимі подано у вигляді діаграми (рис. 2.2).
Рис. 2.2 – Виконання тематичних довідок в автоматизованому режимі
На часі створення «Віртуальної довідкової служби» на сайті НТБ, яка надаватиме оперативну професійну допомогу у виконанні разових запитів віддаленого користувача, в пошуку необхідної фактографічної та тематичної бібліографічної інформації.
Якісні зміни спостерігаються у сфері групового бібліографічного інформування користувачів.
Певною групою користувачів інформації, котрі мають близькі за змістом інформаційні потреби для вузівської бібліотеки є кафедра.
Стало доброю традицією в НТБ проведення спільних засідань представників бібліотеки та кафедр в рамках «Дня кафедри».
Оскільки наш університет на сьогодні налічує 56 кафедр, які мають досить різноманітне наукове спрямування: розвідка та розробка нафтових і газових родовищ, буріння, транспорт та зберігання нафти і газу, нафтогазова гідромеханіка, технологія машинобудування, геологія нафти і газу, екологія, механіка машин, економіка підприємства, управління галузевим економічним розвитком, документознавство та інформаційна діяльність, кібернетика та інформаційні технології та інші, то день кафедри є ефективним заходом, який дає змогу фахівцям ознайомитися з новими тенденціями та досягненнями у вищеназваних галузях, а це, безумовно, сприяє підвищенню їх наукової та практичної діяльності.
До цього часу підготовка та проведення заходу групового бібліографічного інформування здійснювалися за традиційними технологіями, які потребували досить значних витрат часу. Так, план підготовки дня кафедри включає наступні пункти:
1) визначення цільової аудиторії;
2) забезпечення відбору та систематизації документів визначеної тематики;
3) здійснення аналізу стану комплектування літератури та книгозабезпеченості дисциплін, закріплених за кафедрою;
4) аналіз використання студентами навчальної літератури;
5) підготовка інформаційно-книжкової виставки з тематики кафедри та ретроспективного перегляду літератури, що мало використовуються;
6) підготовка повідомлення про інформаційні можливості НТБ;
7) аналіз ефективності заходу: кількість відвідувачів, книговидач тощо.
Підготовка і проведення дня кафедри з використанням традиційних технологій у середньому займали 45 год. Найбільше часу припадає на визначення цільової аудиторії, та процес проведення інформаційного заходу, підбір і систематизацію інформаційних джерел.
При організації групового заходу виникає чимало проблем. При плануванні роботи довідково-бібліографічного відділу на рік було погоджено із завідувачем кафедри управління галузевим економічним розвитком про проведення такого заходу в лютому. Проте домовитися про конкретну дату і час проведення так і не змогли (хоча на це потрачений місяць). Дата проведення неодноразово коригувалася. Через віддаленість кафедри від бібліотеки і напружений графік роботи викладачів, зібрати весь викладацький склад на призначений час виявилося дуже складно.
Тому, переймаючи досвід інших наукових бібліотек і зокрема Полтавського університету споживчої кооперації, прагнемо найближчим часом модернізувати цю форму роботи, використовуючи новітні інформаційні технології .
В чому вона полягає? В створенні компакт-диска з мультимедійною презентацією програми Дня кафедри. Це буде своєрідний фільм із слайдів, що тезисно подаватимуть програмні питання і відображатимуть відскановані обкладинки потрібних документів та зміст або рубрики до них. Компакт-диск буде переданий на кафедру з пропозицією переглянути його в зручний для всієї кафедри або для кожного зокрема час. Ознайомившись з ним, всі свої запитання, зауваження, пропозиції, запити зможуть передати нам через довідкову бібліотечну службу «Запитання і відповіді», створену на сайті університету або через електронну пошту.
Така форма проведення дня кафедри дозволить уникнути тривалої процедури узгодження місця та часу проведення.
Програма віртуального дня кафедри буде такою ж насиченою і змістовною, як і традиційного. В мультимедійній презентації матеріал подається добре структурованим, використовується велика кількість наочного матеріалу, різноманітність ефектів (прийомів) активізації уваги та зацікавленості, що значно полегшить сприйняття.
Віртуальна форма проведення попри свої переваги має і недоліки. Втрачається живий зв’язок в спілкуванні між людьми. Багато проблемних питань або пропозицій, що виникають під час традиційного обговорення виступів учасників «Дня кафедри» залишаються поза увагою і без вирішень. Живе спілкування єднає людей, допомагає вирішити наболілі питання (боржники-викладачі, маловикористовувана література, книгозабезпеченість, використання навчальної літератури студентами, передплата потрібної періодики тощо). «Віртуальні» зустрічі будуть ефективними в першу чергу з тими кафедрами, які віддалені територіально і самі не зацікавлені в традиційних зустрічах.
Ще одним з актуальних напрямків роботи в справі наукового забезпечення потреб користувачів має стати корпоративна бібліографія, спрямована на підвищення якості та оперативності інформаційно-бібліографічного обслуговування шляхом створення об’єднаних інформаційних ресурсів вищих навчальних закладів міста .
Отже, успішне вирішення головного завдання бібліотеки – науково-інформаційного забезпечення навчального процесу і наукових досліджень з нафтогазової справи залежить від створення ефективної системи бібліографічно-інформаційного обслуговування та бібліографічного інформування користувачів. А це неможливе без оновлення і модернізації довідково-пошукового апарату, процесів формування і використання фондів, проведення постійного інформаційного моніторингу, використання електронних ресурсів та послуг, змін інформаційних потреб користувачів.
Впровадження новітніх інформаційних технологій у роботу довідково-бібліографічного відділу НТБ сприяє скороченню витрат часу на організацію та проведення традиційних форм бібліографічного інформування, підвищує оперативність надання інформації та її якість.
