Технологічна інструкція «Шлях документа в процесі обліку та обробки в НТБ»
1.Загальні положення
1.1 Процес обліку та обробки документів у науково-технічній бібліотеці складається з декількох етапів, а саме:
- приймання документів;
-індивідуальний облік;
-сумарний облік;
-наукова обробка та каталогізація;
-технічна бібліотечна обробка.
2.Приймання документів
2.1 Друковані видання, які отримує сектор комплектування та обробки літератури, підлягають обліку, науковій і технічній обробці. Документи, які надійшли в інші структурні підрозділи (взамін втрачених, як дарунки від читачів), передаються у вищезгаданий сектор.
2.2 Видання приймаються згідно супровідного документу, записи якого звіряються з назвами, кількістю та вартістю видань.
У випадку виявлення нестачі, дефектних примірників або документів, надісланих помилково, не за замовленням бібліотеки, завідувач сектору комплектування та обробки літератури повідомляє про це постачальника з метою усунення розбіжностей.
2.3 На видання, які надійшли до сектору комплектування та обробки літератури, складається приймальний акт у 2-х примірниках. До акту додається видаткова накладна або список літератури з зазначенням вартості видань, кількості та загальної суми. Один примірник акту передається в бухгалтерію (на подаровані видання – до 25 числа поточного місяця, в усіх інших випадках – до кінця поточного місяця), другий – залишається у справах бібліотеки.
2.4 Оформляються наступні види актів:
-акт на літературу, отриману за кошти університету;
-акт заміни;
-акт дарування;
-акт обміну.
2.5 Бухгалтерія враховує загальну кількість та балансову вартість літератури, отриманої бібліотекою. Щокварталу головний бібліотекар сектору комплектування та обробки літератури проводить звіряння обліку книжкового фонду з бухгалтерією.
3.Облік отриманих документів
3.1 Будь-яке видання, яке є власністю бібліотеки, необхідно облікувати. Передбачено два види обліку: індивідуальний і сумарний. Формою індивідуального обліку є інвентарна книга, а формою сумарного обліку - книга сумарного обліку бібліотечного фонду.
3.2 Індивідуальний облік
3.2.1 Однією з форм індивідуального обліку є інвентарна книга. Інвентарна книга – це основний обліковий документ бібліотеки. На підставі записів в інвентарній книзі можна встановити дату одержання кожного примірника книги, його вартість, рік видання, дізнатися, коли книга вибула з фонду і за яким актом.
3.2.2 Інвентарна книга є основним юридичним документом при перевірці бібліотечних фондів, при заміні втраченої книги і встановленні її вартості. На лицевій стороні палітурки інвентарної книги повинна бути вказана назва бібліотеки, порядковий номер інвентарної книги, вид облікової літератури, а також, з якого номера розпочато та яким закінчено книгу. Всі сторінки інвентарної книги нумерують, а саму книгу прошнуровують.
3.2.3 Записи в інвентарній книзі слід робити чітким почерком. Кожен документ записується в окремому рядку тією мовою, якою він надрукований. Про виправлення помилок слід писати в графі «Примітки».
3.2.4 Записуючи літературу до інвентарної книги, всі необхідні відомості беруть з титульної сторінки. У першій графі інвентарної книги вказують число і місяць запису документа, рік пишуть у верхній частині лівої сторінки. Число пишуть арабськими цифрами, місяць – римськими. При занесенні до інвентарної книги безкоштовного видання ціну треба обов’язково проставляти.
На даний час роздрукування інвентарних книг в НТБ ІФНТУНГ проводиться в автоматизованому режимі згідно відповідних вимог.
3.2.5 Для обліку різних видів друкованої продукції в бібліотеці є такі інвентарні книги:
-книг, збірників, альбомів, атласів;
-методичних вказівок;
-дисертацій;
-іноземної літератури, журналів, літератури для службового користування (на даний час не поповнюються).
3.2.6 Сектором комплектування та обробки літератури і структурним підрозділом бібліотеки, який має фонд газет і журналів (ЧЗНП), ведеться реєстраційна картотека надходжень періодичних видань.
3.3 Сумарний облік
3.3.1 Одиницею сумарного обліку вважається партія друкованих видань, що надходить за одним супровідним документом.
3.3.2 Кожну партію записують до першої частини книги сумарного обліку на одному рядку. Спочатку проставляють дату запису та порядковий номер, який щороку починають з №1. Потім зазначають джерело надходження літератури, номер і дату супровідного документа, вказують кількість документів, що мають бути внесені до інвентарної книги, і проставляють їх загальну вартість. До вартості книг не включають поштові і транспортні витрати. Після цього розподіляють документи за змістом і мовами.
3.3.3 У другій частині книги сумарного обліку ведуть сумарний облік документів, що вибули. До неї записують кожний окремий акт, який складають для списання книг та інших творів друку.
3.3.4 В кінці кожного року в книзі сумарного обліку підводяться загальні підсумки надходження та вибуття документів, які переносяться в третю частину книги сумарного обліку та визначають наявність фонду на початок року.
4.Наукова обробка літератури та каталогізація
4.1 Всі видання, що надійшли до сектору комплектування та обробки літератури, підлягають систематизації. Під систематизацією розуміють визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту за таблицями УДК.
4.2 Процес систематизації включає в себе наступні етапи:
-аналіз твору друку, тобто виявлення його змісту, наукової або художньої цінності, читацького призначення, форми викладу тощо;
-прийняття рішення про те, до якого відділу таблиць цей документ буде включено для відображення в систематичному каталозі та розміщення на полиці;
-індексація, тобто запис усіх потрібних індексів на друкованому виданні.
4.3 Для систематичного каталогу видання може бути класифіковане детальніше, тобто відображеним у двох або кількох відділах. Для полиці книгу класифікують простіше, оскільки вона може бути поставлена тільки в одному місці.
4.4 Для розміщення книжкових фондів на полицях застосовують принцип систематично-алфавітної розстановки. З метою полегшення і прискорення розстановки в строгому алфавітному порядку використовують авторські знаки, які визначаються за авторськими таблицями Л.Б.Хавкіної. Авторський знак входить до складу шифру книги. Якщо книга написана одним, двома або трьома авторами, то авторський знак дається за прізвищем першого по порядку автора. Книга, написана чотирма і більше авторами, отримує авторський знак за першим словом заголовка.
5.Реєстрація нових надходжень в АБІС «УФД/ Бібліотека»
5.1 Бібліографічний опис ведеться на персональному комп’ютері в АБІС «УФД/Бібліотека» згідно з ДСТУ ГОСТ 7.1-2006 «Бібліографічний запис, Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання», ДСТУ 3582-2013 «Інформація та документація. Бібліографічний опис. Скорочення слів і словосполучень в українській мові», ГОСТ 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила».
5.2 Обов’язковим етапом є реєстрація кожної партії у формі «Надходження» із заповненням необхідних полів. В подальшому до партії приєднуються всі примірники.
5.3 Якщо автором видання є працівник університету, то необхідне приєднання до каталогу тем «Видання працівників університету».
5.4 Наступним етапом реєстрації є редагування записів в електронному каталозі документів. Після цього роздруковують картки для систематичного та алфавітних службового та читацького каталогів.
5.5 У кожній рубриці картки з описами книг розставляють за прізвищами авторів та назвами книг (за зведеним українсько-російським алфавітом, а картки на різні роки видання однакових книг ставлять в обернено-хронологічній послідовності).
5.6 На кожен примірник друкованого видання роздруковуються індикатор, для методичних вказівок – тільки на ті примірники, які надходять до сектору книгозберігання.
6.Технічна бібліотечна обробка документів
6.1 Всі документи, які надходять до фонду бібліотеки, підлягають технічній бібліотечній обробці.
6.2 Технічну обробку проводить працівник сектору комплектування та обробки літератури згідно Інструкції з технічної бібліотечної обробки документів в науково-технічній бібліотеці ІФНТУНГ від 12.09.18, затвердженій директором бібліотеки на засіданні науково-методичної ради.
7.Передавання друкованих документів в структурні підрозділи
7.1 Після проведення наукової і технічної обробки документи передають у відділи.
7.1.1 Зал наукових та періодичних видань, відділ бібліографії та організації фондів, абонемент художньої літератури отримують журнали згідно актів передачі, які роздруковуються у трьох примірниках (для структурного підрозділу, сектору комплектування та обробки літератури та сектору зберігання фондів).
7.1.3 Всі інші друковані видання передаються згідно путівок. Путівки оформляють у двох примірниках (для сектору комплектування та обробки літератури та сектору зберігання фондів).
Отримання видань відповідальний працівник підрозділу засвідчує особистим підписом в акті передачі чи путівці.
Затверджено на
засіданні науково-методичної
ради від 12 вересня 2018 року
(протокол №2)
