Додаток № 6
до наказу ректора ІФНТУНГ
№ 79/1 від 02.10.2018 р.
1. Загальні положення
1.1 Інструкція розроблена з метою забезпечення збереження бібліотечного фонду, згідно відповідних документів:
- Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», затвердженого Постановою Верховної Ради України від 27 січня 1995 року, із змінами та доповненнями, затвердженими Верховною Радою України 16.03.2000р., «Типових правил користування бібліотеками в Україні», затверджених Наказом Міністерства культури й мистецтв України від 25.05.2001р. №319;
- правила користування науково-технічною бібліотекою Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу (Наказ ректора від 11.07.2018р. №176);
- положення про науково-технічну бібліотеку ІФНТУНГ (Наказ ректора від 11.07 2018р. №176);
- інструкції про порядок розрахунків користувачів за втрачені (пошкоджені) видання з фондів науково-технічної бібліотеки (Наказ ректора від
1.2 Користувачі та працівники бібліотеки, що нанесли шкоду бібліотечному фонду та майну, несуть матеріальну, адміністративну, кримінальну відповідальність відповідно до чинного законодавства України. Відповідальність за пошкоджений документ несе користувач, який користувався ним останній.
1.3 Відповідальність за своєчасність, повноту і правильність оформлення заміни втрачених та пошкоджених документів покладається на бібліотечних працівників, які проводять заміну, та завідувача відділу обслуговування користувачів.
2. Порядок оформлення заміни втрачених користувачами документів
2.1 З метою підвищення відповідальності за вилучені документи з фондів бібліотеки, встановлюється відповідний порядок заміни документів, втрачених користувачами.
2.2 Користувачі, які втратили або пошкодили документи (в т.ч. отримані через міжбібліотечний абонемент (МБА) з фонду бібліотеки зобов’язані замінити їх:
- аналогічними документами;
- документами, що визнані бібліoтечним працівником рівноцінними за змістом, ціною і є необхідними для бібліотеки.
2.3 Заміна втрачених документів в залежності від галузей знань проводиться згідно таких вимог:
- соціально-економічні – за останні 2 роки видання;
- технічні – за останні 5-7 років видання;
- наукові документи та художня література – за останні 10 років видання.
2.4 Заміна рівноцінними не поширюється на рідкісні і цінні документи, а також на документи в одному примірнику у фондах бібліотеки. Заміна цих документів можлива лише такими ж або їх сканованими копіями.
2.5 Вартість пошкоджених та втрачених документів визначається за цінами, що вказані в облікових документах бібліотеки (інвентарних книгах) з урахуванням подальшої індексації.
2.6 Заміна втрачених або пошкоджених документів записується, в «Зошиті обліку документів, прийнятих від користувачів взамін втрачених» (далі - «Зошит обліку»). Сторінки «Зошита обліку» нумеруються, прошиваються та візуються директором бібліотеки. «Зошити обліку» зберігаються в бібліотеці постійно.
2.7 Перед проведенням запису в «Зошиті обліку» необхідно звірити вихідні дані документа з інвентарною книгою бібліотеки (інвентарний номер, автор, назва, відділ, рік видання, ціна) або базою даних електронного каталогу користувачів.
2.8 Бібліотечний працівник, який здійснює заміну:
- приймає у користувача документи на заміну;
- веде відповідну документацію «Зошит обліку»;
- по акту передає прийняті документи в сектор комплектування та обробки літератури;
- проставляє на останній сторінці прийнятого документа олівцем його ціну;
- у формулярі користувача навпроти кожного втраченого (пошкодженого) документа ставиться відмітка «заміна», дата, рік та підпис бібліотечного працівника, відповідального за заміну.
2.9 У «Зошиті обліку» в установленому порядку заповнюються відповідні дані про документ, який вилучається і про документ, який приймається на заміну. Користувач підписується у відповідній графі.
3. Списання документів, які втрачені користувачами
3.1 Акти на списання документів, втрачених користувачами і замінених рівноцінними, складаються за загальними правилами на підставі «Зошита обліку».
3.2 В актах вказуються інвентарний номер, автора та назву, рік та ціна документа що вилучається.
3.3 Після оформлення актів в «Зошиті обліку» бібліотечним працівником, підводиться підсумок і проводиться запис:
- акт № __ від ___... . Всього втрачено (к-сть) примірників на суму (…крб., … грн., … купоно-карбованців);
- всього прийнято (к-сть) примірників на суму (… грн.);
- посада, прізвище та ініціали бібліотечного працівника, який відповідає за заміну та його підпис.
3.4 Затверджені акти передаються у сектор комплектування та обробки літератури.
3.5 Контроль за порядком обліку документів, прийнятих взамін втрачених, за правильність проведення змін в індикаторному каталозі та книзі сумарного обліку на основі акту заміни покладається на завідувача відділу бібліографії та організації фондів.
