Інструкція про збереження бібліотечних фондів науково-технічної бібліотеки Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом ректора ІФНТУНГ
від 26 травня 2011р.
№ 71/1
1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Бібліотечний фонд згідно з Конституцією України, Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про внесення змін до Закону України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” є культурним надбанням українського народу, не підлягає роздержавленню та приватизації і перебуває під охороною закону.
1.2 Збереження бібліотечного фонду як матеріальної та духовної цінності означає цілісність і незмінність фізичного стану документів, їх розміщення в спеціально пристосованих та обладнаних приміщеннях, забезпечення відповідного технологічного режиму утримання, додержання правил видачі та приймання документів, їх охорони в процесі формування та зберігання фонду.
1.3 Відповідальність за збереження бібліотечного фонду покладається на дирекцію, працівників бібліотеки у відповідності з їх посадовими обов’язками, комісію по списанню документів бібліотечного фонду, користувачів бібліотеки.

2 ЗБЕРІГАННЯ ФОНДУ В ПРОЦЕСІ ФОРМУВАННЯ

2.1 Важливою складовою частиною збереження бібліотечного фонду є його облік – комплекс операцій, що забезпечують одержання точних відомостей про обсяг, склад і рух бібліотечного фонду. Облік бібліотечного фонду здійснюється згідно з “Інструкцією з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах”, затвердженою наказом Міністерства культури і туризму України № 22 від 3.04.2007р. Облік цінних і рідкісних документів здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання”, затвердженою наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.11.2001 р. та “Положення про фонд рідкісних і цінних видань науково-технічної бібліотеки ІФНТУНГ”(2007 р.).
2.2 Всі документи, що надійшли до бібліотеки, приймаються відділом комплектування та обробки літератури за супровідними документами (накладною, розрахунковою фактурою, відвантажувальною специфікацією) або актом про надходження документів до бібліотеки і штемпелюються. На кожну партію заповнюється путівка.
2.3 На підставі супровідного документа здійснюється документальне оформлення надходження кожної партії документів для чого робиться запис у І частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду науково-технічної бібліотеки ІФНТУНГ.
2.4 Документи, що підлягають індивідуальному обліку, реєструються в інвентарній книзі відділом комплектування та обробки літератури внаслідок чого кожний документ одержує індивідуальний інвентарний номер, який іншим документам вже не присвоюється.
2.5 Книги сумарного обліку фонду, інвентарні книги зберігаються у відділі комплектування та обробки літератури в закритих шафах.
2.6 Завідувач відділу комплектування та обробки літератури відповідає за правильність формування бази даних сумарного та інвентарного обліку фонду.
2.7 Відділ комплектування та обробки літератури про нові надходження звітує перед бухгалтерією, де всі документи, які підлягають індивідуальному обліку, беруться на балансовий облік. Щоквартально відділ звіряє кількість і вартість документів, записаних в інвентар, з даними бухгалтерії.
2.8 Відділ комплектування та обробки літератури після опрацювання документів передає партію книг відділу книгозберігання.
2.9 Відділ книгозберігання відповідно до розподілу партії документів здійснює їх видачу до підсобних фондів структурних підрозділів бібліотеки. Отримання документів підтверджується на карточці індикаторного каталогу підписом завідувача структурним підрозділом або іншої матеріально відповідальної особи.
2.10 Відповідальність за ведення індикаторного каталогу підсобних фондів структурних підрозділів бібліотеки покладається на відділ книгозберігання. Доступ до каталогу співробітників інших відділів дозволяється в присутності працівника відділу книгозберігання.
2.11 Відвідування відділу комплектування та обробки літератури і відділу книгозберігання працівниками інших структурних підрозділів бібліотеки дозволяється лише у разі виробничої потреби та у присутності працівників відділу.
2.12 Відповідальність за збереження фонду у технологічному циклі комплектування, обробки та розміщення документів покладається на завідувачів відділами комплектування та обробки літератури і книгозберігання.

3 ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ У ПРОЦЕСІ ЗБЕРІГАННЯ

3.1 Кожний структурний підрозділ бібліотеки має свій підсобний фонд. У фонд абонементу художньої літератури, виділений для відкритого доступу, користувачі допускаються в присутності бібліотекаря.
3.2 Структурні підрозділи-фондоутримувачі здійснюють сумарний облік підсобного бібліотечного фонду.
3.3 У структурних підрозділах для розміщення фондів використовуються систематично-алфавітна, алфавітно-хронологічна розстановки документів.
3.4 Контроль за дотриманням правил розстановки і фізичним станом фонду здійснюється структурними підрозділами-фондоутримувачами постійно.
3.5 До фонду відділу книгозберігання не допускаються сторонні особи, у разі виробничої потреби працівники інших структурних підрозділів можуть знаходитись у фондосховищі в присутності працівника відділу. Забороняється залишати приміщення, де зберігаються документи, без нагляду, проводити у відділі книгозберігання збори і наради, заходи, не пов’язані з діяльністю бібліотеки. Після закінчення роботи приміщення відділу книгозберігання підлягає опломбуванню.
3.6 У неробочий час, у разі виробничої потреби, адміністрація має право заходити до всіх структурних підрозділів бібліотеки.
3.7 Структурні підрозділи-фондоутримувачі для встановлення фактичної наявності документів здійснюють планові перевірки фондів згідно з наказом Міністерства культури і туризму України від 27.03.2008 р. №321/0/16/ “Про затвердження методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів” ( із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства культури і туризму N 39/0/16-09 від 02.02.2009 відповідно до ст. 18 Закону України "Про бібліотеки та бібліотечну справу" та Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні").
Перевірка бібліотечного фонду проводиться відповідно до перспективного та річного плану роботи науково-технічної бібліотеки. Склад комісії затверджується директором бібліотеки.
3.8 Вилучення документів з фонду бібліотеки здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок списання друкованих видань та матеріалів з бібліотечних фондів науково – технічної бібліотеки ІФНТУНГ”(2007 р.). Відповідальність за додержання всіх вимог щодо вилучення документів з бібліотечного фонду покладається на завідувачів структурними підрозділами, Комісію по списанню документів, директора.
3.9 Організація передачі та обміну документами з обмінного і резервного фонду регламентується “Інструкцією про організацію роботи обмінного фонду науково – технічної бібліотеки ІФНТУНГ”(2007 р.)

4 УМОВИ УТРИМАННЯ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ, ТЕХНОЛОГІЧНІ ЧИННИКИ ЗБЕРІГАННЯ

4.1 З метою попередження ушкодження документів в бібліотеці створюється відповідний фізико-хімічний, біологічний, санітарно-гігієнічний режим зберігання бібліотечного фонду, впроваджуються заходи протипожежної безпеки
згідно ДСТУ ГОСТ 7.50: 2006 “Консервація документів”, ГОСТ 12.1.004-91 “Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования”, “Інструкцією з пожежної безпеки для бібліотеки і архіву”(2007 р.)
4.2 Відповідальність за створення належних умов зберігання фонду покладається на директора та господарські підрозділи університету, які мають забезпечити:
- безперебійну та безаварійну роботу всіх вентиляційних, опалювальних систем, систем кондиціювання повітря, електромережі, комп’ютерної мережі, вантажного підйомника (ліфта), ксерокопіювальної техніки;
- захист документів від шкідливого впливу сонячного світла, дотримання у фондосховищах відповідної температури та вологості повітря, належного санітарно- гігієнічного режиму;
- щоденне вологе прибирання приміщень, щомісячне проведення санітарних днів;
- проведення поточних ремонтних робіт, додержання у належному стані покрівлі, віконних рам, дверей та замків будівлі бібліотеки;
- функціонування автоматизованої системи пожежної сигналізації і оснащення всіх фондосховищ вогнегасниками з розрахунку один на 100 кв. м площі підлоги, але не менш одного на окреме приміщення;
- обробку дерев’яних конструкцій будівлі вогнестійкими речовинами;
- своєчасне проведення інструктажів для працівників бібліотеки щодо правил протипожежної безпеки; здійснення контролю за їх дотриманням;
- проведення профілактики біопошкоджень документів, знищення шкідників, здійснення дезинсекції приміщень фондосховищ засобами міської санепідстанції;
- здійснення кваліфікованого ремонту або реставрації ушкоджених документів, оправлення книг і періодичних видань;
- охорону приміщення бібліотеки в нічний час охоронцями.
4.3 Усунення незначних пошкоджень документів (вклеювання аркушів, що випали, ліквідація розривів на полях, відновлення відсутніх аркушів за допомогою ксерокопіювальної техніки тощо) здійснюється структурними підрозділами самостійно.
4.4 Структурні підрозділи в санітарні дні проводять гігієнічну обробку документів підсобного фонду.

5 ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ В ПРОЦЕСІ ВИКОРИСТАННЯ

5.1 Використання бібліотечного фонду регламентується “Правилами користування науково-технічною бібліотекою ІФНТУНГ”(2007р.).
5.2 Квиток користувача являється єдиним документом, який дає право користуватися бібліотекою. Втрата читацького квитка не позбавляє користувача відповідальності за всі документи, взяті в бібліотеці на цей номер читацького квитка.
5.3 Забороняється пропускати до бібліотеки користувачів, які не здали у гардероб верхній одяг, портфелі або сумки, документи, що не належать бібліотеці.
5.4 Забороняється видавати користувачам, працівникам бібліотеки документи, видача яких не зафіксована в облікових документах ( у формулярі читача, на бланку читацької вимоги, книжковому формулярі). Користувач повинен розписатися у своєму формулярі за кожний одержаний примірник. Формуляр користувача є документом видачі йому літератури і прийому її бібліотекарем, який своїм підписом підтверджує дату та факт видачі і повернення літератури до бібліотеки.
5.5 При отриманні літератури користувач має ретельно передивитись її. При наявності дефектів (відсутність сторінок та пошкодження сторінок) повідомити бібліотекаря, який зобов’язаний зробити необхідні службові помітки.
5.6 При отриманні документів бібліотекар зобов’язаний ретельно передивитись їх з метою вилучення пошкоджених видань, попереджувати користувачів про відповідальність за пошкодження.
5.7 Забороняється виносити літературу з читальних залів бібліотеки без дозволу працівників залів. Користувач може взяти книгу на ксерокопіювання не більше, ніж на 30 хв. При поверненні книги користувач зобов’язаний показати працівникові відксерокопійовані сторінки друкованого видання. Стародруки, рідкісні і цінні документи та дисертації не підлягають ксерокопіюванню, скануванню, фотографуванню.
5.8 Збереження документів, отриманих по МБА, регламентується ГОСТ 7.31-89 “Единая государственная система межбиблиотечного абонемента. Общие требования ”.
5.9 Працівники відповідних структурних підрозділів науково – технічної бібліотеки постійно слідкують за своєчасним поверненням документів користувачами, абонентами МБА та вживають заходів щодо ліквідації заборгованості.

6 ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ

6.1 Відповідальність користувачів бібліотеки
6.1.1 Відповідальність користувачів за збереження бібліотечного фонду регламентується “Правилами користування науково-технічною бібліотекою ІФНТУНГ” (2007р.).
6.1.2 Користувач, який порушив діючі Правила, несе цивільно-правову, кримінальну відповідальність, згідно діючого законодавства України та правил користування бібліотекою.
6.1.3 Підпис користувача в обліковому документі за кожний одержаний документ покладає на нього правову відповідальність за збереження бібліотечного фонду.
6.1.4 Відповідальність за пошкоджену літературу несе користувач, який користувався нею останнім.
6.1.5 Користувачі, які втратили або пошкодили видання з фонду бібліотеки, повинні повернути такі самі або замінити їх іншими виданнями, визнаними бібліотекою рівноцінними. Пошкоджене видання користувач зобов’язаний повернути бібліотеці.
6.1.6 При втраті або пошкодженні особливо цінних для бібліотеки видань (енциклопедії, довідники, видання книг, які є в одному або кількох примірниках), якщо номінальна їх вартість – нижче фактичної, спосіб розрахунку та його цінність визначається бібліотекою окремо за кожне видання в залежності від його цінності.
6.1.7 При пошкодженні особливо цінних, антикварних або рідкісних творів друку їх вартість визначається за цінами, встановленими у каталогах-прейскурантах на купівлю та продаж букіністичних видань.
6.1.8 Відповідальність за збереження документів, представлених на виставках, переглядах літератури, інших заходах з популяризації фонду бібліотеки, покладається на працівників структурних підрозділів – організаторів заходу.
6.1.9 За порушення правил користування бібліотечним фондом та заподіяну йому шкоду користувач позбавляється права відвідувати бібліотеку на термін, визначений Правилами користування науково-технічною бібліотекою.
6.2 Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки
6.2.1 Відповідальність працівників бібліотеки регламентується Кодексом України про працю, загальним законодавством, що регулює матеріальну відповідальність робітників і службовців за завданий ними державним та громадським установам шкоду, Посадовою інструкцією.
6.2.2 Відповідальність за збереження фонду несуть працівники бібліотеки, що мають доступ до нього, за наявністю їхньої вини, якщо шкода була спричинена недбалим ставленням до роботи, порушенням правил обліку, організації, видачі документів, невжиттям необхідних заходів до своєчасного повернення користувачами документів до бібліотеки тощо.
6.2.3 Працівники бібліотеки, які заподіяли шкоди бібліотечному фонду, несуть певну або повну матеріальну відповідальність у розмірі прямого дійсного збитку, але не вище своєї середньої місячної ставки.
6.2.4 У випадках, коли конкретного винуватця не встановлено, відповідальність за виявлену недостачу покладається на всіх працівників структурного підрозділу, що мають доступ до фонду.
6.2.5 Повну матеріальну відповідальність бібліотекарі несуть у випадку, коли нестача документів викликана діями, що переслідуються у кримінальному порядку, тобто коли встановлено факти розкрадання документів або сприяння розкраданню фонду безпосередньо працівниками.
6.2.6 Директор бібліотеки, його заступники, завідуючі структурними підрозділами та їх заступники несуть матеріальну відповідальність у розмірі заподіяної з їхньої вини шкоди, але не вище свого середнього місячного заробітку, якщо шкоду бібліотеці заподіяно надмірними грошовими витратами, неправильною постановкою обліку і зберігання фондів, невжиттям необхідних заходів до запобігання їх розкраданню, знищенню і псуванню.
6.2.7 За умови, якщо було виконано всі правила розміщення та збереження бібліотечного фонду, з бібліотекаря не стягується вартість документів, що зникли з відкритого доступу.
6.2.8 Матеріальна відповідальність не покладається на бібліотечних працівників, якщо шкоду бібліотечному фонду спричинено через відсутність умов, необхідних для нормальної роботи і забезпечення повного зберігання дорученого їм майна та в інших випадках відсутності їхньої вини.

Директор НТБ Я.А.Пилип