Інструкція про порядок заміни літератури, втраченої користувачами

1 Загальні положення

1.1 Дана Інструкція призначена для працівників відділу обслуговування читачів науково-технічної бібліотеки ІФНТУНГ, які здійснюють заміну втрачених та пошкоджених читачами документів.

1.2 Дана Інструкція розроблена з метою забезпечення збереження бібліотечного фонду в процесі його використання.

1.3 Відповідальність за своєчасність, повноту і правильність оформлення заміни втрачених та пошкоджених документів покладається на бібліотекарів, які проводять заміну, та завідувача відділу обслуговування читачів.

1.4 Дана Інструкція розроблена згідно наступних документів:

1.4.1 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», затвердженого Постановою Верховної Ради України від 27 січня 1995 року, із змінами та доповненнями, затвердженими Верховною Радою України 16.03.2000р., «Типових правил користування бібліотеками в Україні», затверджених Наказом Міністерства культури й мистецтв України від 25.05.2001р. №319, «Типового положення про бібліотеку вищого навчального закладу III-IV рівнів акредитаціїї», затвердженого Наказом МОН України №641 від 06.08.2004р.

1.4.2 Правил користування науково-технічною бібліотекою Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу (Наказ ректора від 26 травня 2011 р. №71/1).

1.4.3 Положення про фонд рідкісних і цінних видань науково-технічної
бібліотеки ІФНТУНГ (Наказ ректора від 11.06.2007 р. № 65).

1.4.4 Положення про науково-технічну бібліотеку ІФНТУНГ (Наказ ректора від 26.05.11 р. № 71/1).

1.4.5 Інструкції про порядок розрахунків користувачів за втрачені (пошкоджені)
видання з фондів науково-технічної бібліотеки (Наказ ректора від
14.09.2010 р. № 105).

Примітка. До пошкоджених належать документи на паперових носіях із вирваними сторінками та вирізаними фрагментами, забруднені, покреслені та ін.

1.4.6 Користувачі, з вини яких завдано шкоди фондам та майну бібліотеки, несуть матеріальну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно з чинним
законодавством України.

2 Порядок оформлення заміни втрачених користувачами видань (документів)

2.1 У разі втрати або пошкодження бібліотечних документів (в т. ч. одержаних через МБА) користувач зобов’язаний в найкоротший термін відшкодувати втрату (пошкодження):

- аналогічним документом (назва, вихідні дані співпадають);
- новішим перевиданням на заміну документів, які є в бібліотеці в 1-2 примірниках і користуються попитом у читачів;
- виданням, яке визнано працівником, який проводить заміну рівноцінним за змістом, вартістю і є необхідним.

2.2 Заміна втраченої навчальної літератури в залежності від галузей знань проводиться згідно таких вимог:

- соціально-економічна і гуманітарна література, що приймається замість втраченої та пошкодженої, повинна бути за останні 2 роки видання;
- література з інших галузей знань - за останні 5-7 років видання.

2.3 Наукова і художня література, яка приймається взамін втраченої, повинна бути за останні 10 років видання.

2.4 Документ за типом видань повинен відповідати типу втраченого документа:

- за підручник – підручник;
- за довідник – довідник;
- за наукове видання – наукове;
- навчальний посібник – навчальний посібник;
- методичні вказівки – методичні вказівки, навчальна література, брошури.

2.5 За змістом документи повинні бути тієї ж галузі знань, що і втрачені та пошкоджені.

Примітка. В окремих випадках дозволяється брати на заміну документи з інших галузей знань, якщо вони є необхідними і відсутні у фонді бібліотеки (за погодженням з директором НТБ).

2.6 Рівноцінність документа визначає бібліотекар, виходячи із таких критеріїв:

2.6.1 Ціна документа, який приймається на заміну, не повинна бути меншою за ціну втраченого.

2.6.2 Ціна втраченого документа визначається в цінах на момент заміни.

2.6.3 При втраті або пошкодженні особливо цінних для бібліотеки документів (енциклопедій, довідників, рідкісних видань та ін.), якщо їх номінальна вартість нижча фактичної, спосіб розрахунку та його кратність визначається окремо за кожне видання в залежності від його цінності комісією з оцінки бібліотечних фондів, або за цінами, що визначені каталогами-прейскурантами на закупівлю і продаж букіністичних, антикварних та інших видань.

2.6.4 У випадку неможливої рівноцінної заміни користувач може замінити втрачене видання аналогічним, якісно відсканованим роздрукованим та переплетеним.

2.6.5 До повного розрахунку користувач позбавляється права користування бібліотекою.

2.6.6 Заміна втрачених або пошкоджених документів записується на кожному абонементі, зокрема, в «Зошиті заміни втрачених друкованих видань користувачами на абонементі… НТБ» (далі «Зошит заміни»), і стверджується підписами користувача та бібліотекаря, що приймає заміну.

2.7 Бібліотекар, який здійснює заміну:

2.7.1 Приймає у читача документи для заміни.

2.7.2 Проставляє на останній сторінці прийнятого документа олівцем його ціну.

2.7.3 У формулярі читача напроти кожного втраченого (пошкодженого) документа ставиться відмітка «заміна», дата, рік та підпис бібліотекаря, відповідального за заміну.

2.7.4 Заповнює «Зошит заміни»:
● здійснення запису в залежності від кількості авторів:
- до трьох авторів проводиться запис прізвища першого автора, ініціали та ін., назва документа розбірливо;
- більше трьох авторів – запис проводиться за назвою, за косою рискою записується прізвище одного з авторів, ініціали та ін.
● у «Зошиті заміни» кожний запис отримує окремий порядковий номер;
● достовірність кожного запису втраченого видання та прийнятого на заміну
підтверджується підписом читача, який зробив заміну.

2.8 Після оформлення кожного Акту на заміну документів втрачених читачами в «Зошиті заміни» бібліотекарем, який проводить заміну, підводиться підсумок і проводиться запис: Акт № __ від ___... .
Всього втрачено (к-сть) примірників на суму (…крб., … грн., … купонокарбованців).
Всього прийнято (к-сть) примірників на суму (… грн.).
Фіксується посада, прізвище та ініціали бібліотекаря, який проводив заміну та його підпис.

2.9 Заміна ідентичних видань проводиться без записів у формулярі та «Зошиті заміни». У відділі комплектування та обробки літератури на прийнятому виданні проставляється інвентарний номер втраченого примірника, штрихкод, штамп бібліотеки, ціна та шифр.

2.10 Перед проведенням запису в «Зошиті заміни» необхідно провести звірку з базою даних електронного каталогу бібліотеки, чи не списане втрачене видання.

2.11 Сторінки «Зошита заміни» нумеруються, прошиваються та завіряються директором бібліотеки. «Зошити заміни» зберігаються постійно. Кожний абонемент веде окремий «Зошит заміни» на якому вказано, коли він розпочатий та коли закінчений.

2.12 Абонементи 1 раз в квартал складають Акти заміни в порядку зростання інвентарних номерів.

Примітка. На абонементі художньої літератури проводиться заміна втрачених документів один раз на рік.

2.13 Кількість видань, які вносяться в акт заміни, не повинно перевищувати 300 примірників.

Примітка. Аналогічно здійснюється заміна втрачених та пошкоджених видань без інвентарного обліку, поза інвентарем та методичних вказівок.

2.14 Затверджені Акти заміни передаються у відділ комплектування та обробки літератури.

2.15 Контроль за порядком обліку документів, прийнятих взамін втрачених, покладають на завідувача відділу комплектування та обробки літератури.

2.16 Контроль за правильність проведення змін в індикаторному каталозі та книзі сумарного обліку (відповідного абонементу) на основі Акту заміни покладається на завідувача відділу книгозберігання.

Затверджено на засіданні
науково-методичної ради
(протокол № 1 від 14 лютого 2013 р.
)