Інструкція про організацію роботи обмінного фонду науково-технічної бібліотеки

1. Загальні положення

1.1 Дана Інструкція розроблена відповідно до Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 16 березня 2000 року №1561-ІІІ (із внесеними змінами).
1.2 Інструкція є основним документом, який визначає порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів через систему обмінного фонду науково-технічної бібліотеки ІФНТУНГ.
1.3 Контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції в науково-технічній бібліотеці здійснює директор бібліотеки та заступник директора.
1.4 Порядок формування обмінного фонду науково-технічної бібліотеки університету регламентується:
- Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, відповідними постановами Кабінету Міністрів України;
- Правилами, інструкціями, розпорядженнями та рекомендаціями Міністерства освіти і науки України, галузевих міністерств з питань організації роботи бібліотек, формування та збереження бібліотечних фондів;
- Державними стандартами України з питань бібліотечної та архівної справи, які визначають видову структуру документів відповідних галузей.
1.5 Робота по організації передачі та обміну документами між бібліотеками з обмінного фонду науково-технічної бібліотеки здійснюється на підставі «Інструкції про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів» (від 30.03.2005р. за № 347/10627).
1.6 Відповідальність за організацію роботи з обмінним фондом покладається на завідувача сектору зберігання фондів та закріплюється посадовою інструкцією.
2. Обмінний фонд науково-технічної бібліотеки

2.1 Обмінний фонд – це фонд науково-технічної бібліотеки, який використовується для обміну, перерозподілу та безкоштовної передачі документів.
2.2 Обмінний фонд формується із: дублетних, непрофільних і мало- використовуваних документів, вилучених з основного фонду бібліотеки, та документів, отриманих з інших бібліотек, де не створений обмінний фонд; видань університету, призначених для обміну; документів, отриманих при ліквідації бібліотек; документів, отриманих у дарунок від приватних осіб, установ, організацій, зокрема й тих, що надходять в Україну з-за кордону.
2.3 Документи, що не входять до Державного реєстру національного культурного надбання України, можуть бути передані безкоштовно з фонду науково-технічної бібліотеки іншим бібліотекам.
2.4 Обмінний фонд функціонує самостійно, на баланс бібліотеки не береться та не використовується для обслуговування користувачів. Відповідає за роботу з обмінним фондом завідувач сектору зберігання фондів.
2.5 Науково-технічна бібліотека в порядку, передбаченому її Положенням, має право самостійно вилучати документи із своїх фондів відповідно до нормативно-правових актів.

3. Завдання та функції обмінного фонду науково-технічної бібліотеки

3.1 Основними завданнями обмінного фонду науково-технічної бібліотеки є:
- сприяння раціональному використанню бібліотечних ресурсів;
- сприяння формуванню, доукомплектуванню та поліпшенню якісного складу діючого фонду бібліотеки;
- участь у міжнародному співробітництві у сфері книгообміну.
3.2 Для вирішення зазначених завдань сектор зберігання фондів, відповідальний за обмінний фонд, виконує такі функції:
- інформує бібліотеки про документи, що є в обмінному фонді;
- здійснює обмін документами з іншими бібліотеками;
- перерозподіляє документи між бібліотеками;
- доукомплектовує діючий фонд бібліотеки;
- взаємодіє у рамках державних і регіональних програм розповсюдження документів серед бібліотек.

4. Організація роботи з обмінним фондом

4.1 Організація роботи з обмінним фондом, його формування, облік, зберігання та вилучення документів здійснюється згідно з діючою Інструкцією.
4.2 Відбір літератури до обмінного фонду здійснюється працівником сектору зберігання фондів безпосередньо в бібліотеках, установах, організаціях або у приватних осіб, а також по спискам-інформаціям різних бібліотек.
4.3 Облік документів обмінного фонду.
4.3.1 Основним документом обліку обмінного фонду є книга сумарного обліку обмінного фонду, яка складається з трьох частин: у частині 1 обліковуються сумарно документи, що надійшли до обмінного фонду за відповідними супровідними документами; у частині 2 – документи, що вибули з обмінного фонду за відповідними актами; у частині 3 відображається рух обмінного фонду.
4.3.2 Супровідні документи на видання, що надійшли до обмінного фонду, та акти на документи, що вибули, зберігаються в даному структурному підрозділі бібліотеки постійно.
4.3.3 Інвентарна книга обмінного фонду не ведеться.
4.3.4 На обмінний фонд або його окремі частини ведеться облікова алфавітна картотека, де робляться відмітки про рух фондів та яка систематично поновлюється.
4.4 Документи, що надходять до обмінного фонду, розставляються за видами видань. Розстановка книг, брошур – систематично-алфавітна; документів на іноземних мовах – мовно-алфавітна.
4.5 Приймання документів до обмінного фонду.
4.5.1 До обмінного фонду приймаються документи всіх видів, з усіх галузей знань, такі, що не втратили наукового, виробничого, історико-культурного значення та є фізично придатними для подальшого використання.
4.5.2 Документи, отримані НТБ від інших бібліотек, організацій та приватних осіб, приймаються до обмінного фонду після попереднього перегляду і відбору необхідних видань до основного фонду бібліотеки.
4.5.3 Приймання видань до обмінного фонду здійснюється за супровідними документами (акт і список). У разі їх відсутності необхідні документи складаються самою бібліотекою.
4.5.4 На всі книги, що надійшли до обмінного фонду, ставиться штамп «Обмінний фонд». Якщо на книзі є печатка іншої бібліотеки або установи ця печатка закреслюється і ставиться печатка обмінного фонду.
4.6 Передача документів з обмінного фонду.
4.6.1 Розповсюдження документів з обмінного фонду здійснюється шляхом: обміну документами між бібліотеками та органами науково-технічної інформації, іншими установами України; безкоштовної передачі документів бібліотекам, засновникам бібліотек.
4.6.2 Відбір та передача документів з обмінного фонду здійснюється на основі офіційного листа бібліотеки-замовника, з урахуванням профілю та потреб даної бібліотеки, і письмового дозволу директора бібліотеки, яка передає документи.
4.6.3 Відбір документів з обмінного фонду бібліотеки для безкоштовної передачі їх іншим бібліотекам здійснюється безпосередньо працівником сектору зберігання фондів, згідно із замовленнями за інформаційними бібліографічними списками, картотеками, зведеними бібліографічними каталогами (базами даних) чи окремими заявками.
4.6.4 На документи, що передаються з обмінного фонду бібліотеки, складається акт у двох примірниках, до якого додається список переданих документів в алфавітному порядку. Акти затверджуються директором бібліотеки.
4.6.5 Документи передаються представникові бібліотеки-одержувача на підставі офіційного доручення на їхнє отримання. Номер та дата видачі доручення вказуються в акті.
4.6.6 Один примірник акту і списку передаються бібліотеці-одержувачу і є приймальним документом; другий – разом із дорученням і списком залишається в бібліотеці, що передала документи, і зберігається постійно. У разі відправлення документів поштою чи будь-яким видом транспорту, документом, що підтверджує передачу, додатково до акту є поштова квитанція, реєстр, накладна.
4.6.7 Документи, отримані з обмінного фонду безоплатно, оприбутковуються та проводяться за даними бухгалтерського обліку звітного періоду.
4.7 З метою інформування користувачів про наявні в обмінному фонді документи бібліотека використовує картотеку; інформаційні бібліографічні списки, які розміщуються на сайті бібліотеки.
4.8 Поліпшення якісного складу обмінного фонду.
4.8.1 Термін зберігання документів в обмінному фонді – не менше 1 року після дати розміщення інформації на сайті бібліотеки.
4.8.2 Обмінний фонд систематично переглядають і вилучають застарілі за змістом та зношені документи відповідно до законодавства.
4.8.3 Списання та вилучення з обмінного фонду документів здійснюється під контролем комісії, призначеної директором НТБ.
4.8.4 На вилучені з обмінного фонду документи складається акт, який затверджується директором бібліотеки. Списані документи передаються до пунктів вторинної сировини.

5. Організація роботи з резервним фондом

5.1 У складі обмінного фонду організований резервний фонд, який формується з документів, що надходять до обмінного фонду.
5.2 Резервний фонд використовується для заміни в основному фонді бібліотеки втрачених або зношених документів.
5.3 Організація та облік цього фонду здійснюється на вимогу, установлену для обмінного фонду.
5.4 На резервний фонд ведеться алфавітна картотека.

6. Координація роботи бібліотеки з обміну та розповсюдження документів

6.1 Науково-технічна бібліотека як обласний методичний центр бібліотек закладів вищої освіти, організовує роботу із взаємодії бібліотек з обміну та розповсюдження документів в межах об’єднання.
6.2 Головним методичним та координаційним центром з питань обміну та розповсюдження документів в Україні є Національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого.
6.3 Науково-технічна бібліотека аналізує стан діяльності обмінних фондів бібліотек обласного методичного об’єднання, надає методичну і практичну допомогу.

Затверджено
на засіданні ради при директорі
від 04.07.2018 р.
(протокол № 4)